Quelles analyses préalables mener ?

Il est primordial de se poser les questions suivantes : « Est-ce pour plus de confort ? Un gain de place ? Pour plus de productivité ? Pour optimiser les 4 à 5 heures consacrées par jour au rangement des commandes ? Compenser le départ d’un salarié ? Soigner l’image de l’officine ? » Etc.

Choix du produit adapté.

Indépendamment du prix (coût de la machine et de sa maintenance), il s’agit de choisir le produit le plus adapté pour son officine. Les échanges avec le fournisseur doivent être d’une totale transparence afin de mettre en place la bonne configuration en termes de densité de stockage, d’occupation au sol (si la surface est limitée), de confort, de vitesse de délivrance, de conception de l’acheminement des produits (incidences sur les coûts d’installation et de fonctionnement). Il faut choisir le meilleur compromis entre le gain de surface réalisé et la délocalisation qui génère des coûts annexes (transitique). Et définir les limites de son budget (quel coût supplémentaire pour l’intégration d’un chargeur/trieur automatique, d’une borne de retrait automatisée pour la gestion des promis et du click&collect, un interfaçage informatique avec le LGO facilitant le travail de sérialisation ?).

Le mode de financement

Il faut aussi s’interroger sur le mode de financement : emprunt ou leasing ? La pharmacie est-elle suffisamment rentable pour absorber une charge supplémentaire ou soutenir des remboursements étalés ? (prévoir un prévisionnel annuel avec son expert-comptable).

Mesurer l’impact et optimiser cet équipement

Le retour sur investissement (RSI), difficile à quantifier sur le plan financier, se mesure d’abord sur le plan commercial (rapidité de délivrance et disponibilité du personnel, confort de travail, gain en proximité avec le client, en conseil et ventes associées, en nombre de clients servis). A mesurer : le ratio chiffre d’affaires par « ETP » (salarié équivalent temps plein). Le RSI est également managérial, avec une vraie qualité de travail et une équipe fidélisée.

Un bon projet doit aussi garder une certaine souplesse pour d’éventuelles modifications (extension de stockage, intégration des produits OTC, nécessité d’évoluer vers un hybride, etc.).

La robotisation va de pair avec un rachat d’officine, un transfert, des travaux d’agencement ou un agrandissement.

Ce projet d’automatisation se prépare de la façon suivante :

Faire mûrir le projet

Il faut se donner au moins 6 mois pour penser le projet et se renseigner. Il faut prendre le temps d’aller voir des confrères récemment équipés. Le fait de discuter avec eux, de s’informer, de lire les revues professionnelles, de piocher des idées autour de soi, etc. permet de mettre son sens critique en éveil.

Rechercher les prestataires

Il faut opérer une sélection des fabricants de robots (3 ou 4 maximum).

Cela suppose de s’informer de la qualité des intervenants auprès de confrères qui leur ont confié la réalisation de leur projet, les rencontrer à l’occasion d’un salon professionnel pour prendre contact, retirer leur catalogue, se renseigner sur leurs qualifications et l’étendue de leurs services, leur expérience, leurs références, leurs méthodes de travail (visites sur place, avant-projet puis projet, devis, engagement de réalisation, échéancier des versements…).

Présenter un cahier des charges

Il est préférable pour le pharmacien d’arriver devant ses futurs partenaires avec un cahier des charges précis, à partir duquel les prestataires mis en compétition pourront rédiger leur propre cahier des charges, élaborer un pré-projet et chiffrer son coût.

Planifier les travaux

Il est important de toujours fixer des délais pour l’obtention d’un devis (1 mois maximum) et de s’y tenir. Une fois le prestataire sélectionné, le planning des travaux (délais et durée d’installation…) doit être négocié et fixé.