Planification : la clé du succès

Anticiper est la pierre angulaire d’un remplacement réussi. Dès que vous envisagez une absence, qu’elle soit prévue pour des vacances ou imposée par une formation, prenez le temps de fixer des dates claires et une durée précise. En période de forte affluence, comme les vacances d’été ou les pics hivernaux de grippe, l’organisation doit commencer plusieurs mois à l’avance pour s’assurer de la disponibilité des remplaçants compétents.

Un calendrier bien structuré est un atout majeur. Planifiez vos absences potentielles sur l’année et identifiez les périodes critiques, comme la rentrée scolaire, où l’activité de l’officine est traditionnellement plus intense. Parallèlement, impliquez votre équipe en discutant de leurs propres disponibilités, afin d’optimiser la gestion des ressources humaines.

Faire appel à une société d’intérim

Lorsque le temps ou les contacts manquent pour trouver un remplaçant, les sociétés d’intérim spécialisées en pharmacie offrent une solution clé en main. Avec leur réseau étendu de pharmaciens qualifiés, elles permettent de répondre rapidement à vos besoins, même pour des remplacements de dernière minute. Ces agences, comme 3S Santé ou Appel Médical, prennent en charge les formalités administratives et proposent des profils adaptés à vos critères.

Cependant, il est essentiel de bien définir vos attentes avant de recourir à leurs services. Précisez les horaires, les missions à effectuer, et toute compétence particulière requise, notamment la maîtrise des logiciels de gestion officinale. Demandez également à consulter les références ou les CV des candidats proposés pour vous assurer de leur adéquation avec les spécificités de votre officine.

Recruter un remplaçant en direct

Pour les titulaires qui préfèrent une démarche plus personnelle, recruter un remplaçant en direct peut s’avérer une alternative pertinente. Les plateformes professionnelles comme Pharm’emploi ou LinkedIn permettent de diffuser des annonces et d’atteindre un large réseau de candidats potentiels. Les écoles de pharmacie ou les syndicats professionnels peuvent aussi constituer des relais utiles pour repérer des profils qualifiés.

Cette approche exige toutefois une implication plus importante. Un entretien préalable est indispensable pour évaluer non seulement les compétences techniques du candidat, mais aussi son adéquation avec la philosophie et l’organisation de l’officine. Les logiciels utilisés au comptoir, les protocoles internes et la gestion des commandes font partie des aspects fondamentaux à vérifier.

Assurer une transmission fluide

Un remplacement réussi repose également sur une transmission claire et détaillée des informations. Avant votre départ, préparez un dossier regroupant les éléments indispensables au bon fonctionnement de l’officine. Ce document doit inclure les contacts des grossistes et des fournisseurs, ainsi que les protocoles internes en cas de situation exceptionnelle. Si possible, organisez une journée ou une demi-journée de passation pour familiariser le remplaçant avec les spécificités de votre officine. Une check-list des tâches quotidiennes et des procédures particulières peut par ailleurs s’avérer précieuse pour éviter tout flottement.

Prendre en compte les imprévus

Malgré une organisation minutieuse, il est toujours possible qu’un imprévu vienne perturber vos plans. Anticiper ces aléas est crucial pour éviter les situations de crise. Constituez une liste de remplaçants potentiels, incluant d’anciens collaborateurs ou des étudiants en pharmacie que vous avez déjà formés. Maintenir des liens avec votre réseau professionnel local peut s’avérer précieux dans ce contexte.

Évaluer et capitaliser sur l’expérience

Une fois votre remplacement terminé, prenez le temps d’analyser son déroulement. Recueillez les retours de votre équipe et, si possible, du remplaçant lui-même. Cette évaluation permet d’identifier ce qui a bien fonctionné et les points à améliorer pour vos futurs besoins. Notez les coordonnées des remplaçants qui ont donné satisfaction et conservez un fichier de contacts pour gagner en réactivité lors des prochains remplacements. Tirer profit de l’expérience passée vous permettra d’affiner vos processus et de renforcer votre réseau.

Contextes particuliers en remplacement

En cas d’interdiction d’exercer, seul un pharmacien inscrit à la section D de l’Ordre, n’exerçant aucune autre activité professionnelle pendant la durée du remplacement, peut assurer cette mission. Lors du décès du titulaire, ses héritiers ou son conjoint peuvent maintenir l’officine ouverte pour une durée maximale de deux ans, à condition qu’elle soit gérée par un pharmacien remplaçant autorisé, qui percevra une rémunération bonifiée durant cette période.

Comment obtenir un certificat de remplacement ?

Pour obtenir un certificat de remplacement, adressez un email à webd@ordre.pharmacien.fr en joignant un certificat de validation de 6ᵉ année, une carte d’identité, et une carte d’étudiant en cours. Le remplacement doit être déclaré par courrier recommandé au Conseil régional de l’Ordre et à l’ARS, avec la signature du remplaçant confirmant son engagement.

Qui peut remplacer un titulaire ?

Différents profils peuvent être sollicités pour garantir le fonctionnement d’une officine en l’absence du titulaire :

Le pharmacien extérieur

Il doit être inscrit à l’Ordre ou en cours de finalisation de cette procédure. Durant la période de remplacement, aucune autre activité professionnelle (domaine pharmaceutique ou autre) un autre secteur, ne doit être exercée.

Le pharmacien adjoint

S’il est déjà en poste dans l’officine, il peut assurer le remplacement du titulaire, conformément aux articles R.5125-42, R.5125-39 et R.5125-40 du CSP. Cependant, si l’adjoint assume temporairement les responsabilités de titulaire, il peut être nécessaire de recruter un autre professionnel pour son poste d’adjoint.

L’étudiant en pharmacie

Pour être éligible, l’étudiant doit avoir validé sa sixième année ainsi que le stage de six mois en officine. De plus, il doit disposer d’un certificat de remplacement délivré par le CNOP, valable pour une durée de 12 mois.