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L’automatisation en réflexion
Un projet d’automatisation du back office nécessite une mûre réflexion. « On ne s’automatise pas parce que c’est une tendance, explique Olivier Resano, directeur commercial de Mekapharm. Le pharmacien doit s’y intéresser pour l’une des trois raisons suivantes : gagner de la place en délocalisant le stock, gagner le maximum de temps ou gagner en confort de travail, ces trois objectifs pouvant être pondérés de différentes manières. »
Pour augmenter la surface de vente, la délocalisation est-elle possible ? « Le pharmacien doit venir avec les plans de son officine ou le plan du futur agencement pour pouvoir avoir une réponse immédiate », conseille-t-il. Ensuite, il faut prendre en compte les dimensions de la pièce. « Un robot s’adapte mieux dans une configuration plus longue que large alors que l’automate convient mieux à une pièce carrée », indique-t-il.
Par ailleurs, la délocalisation bloque moins un projet d’extension de la surface de vente qu’une installation placée derrière les comptoirs de vente qui ne permet plus de gagner d’espace sur le back-office. « La délocalisation doit être faite si la transitique est simple et n’engendre pas de surcoût de structure ou d’acheminement », souligne Vincent Deltour, directeur commercial de MediTech. « Elle entraîne un surcoût qui dépasse rarement 15% du montant global », indique Olivier Resano. « La gravité est, reste et restera toujours la moins coûteuse, la plus fiable et la plus accessible, ajoute Vincent Deltour. Le robot est l’outil qui travaille le plus avec la gravité ! »
Le pharmacien doit aussi trancher entre automate, robot ou hybride. Les automates ont construit leur réputation sur leur rapidité de délivrance et les robots sur « l’intelligence du stock » (rangement automatique, gestion des stocks et des dates de péremption). L’hybride est un combiné de ces deux systèmes alliant le confort du robot et l’efficacité de l’automate sur les produits de forte rotation. Pour Philippe Comte, pharmacien installé à Digne-les-Bains (04), qui a connu sept versions différentes de machines, le choix technique dépend des besoins du titulaire. « Il n’existe pas de machine spécifique par rapport à une typologie de pharmacie », décrit-il. Il y a donc une vraie réflexion à mener qui impose de se poser les bonnes questions : « Combien de boîtes sortent par jour et par mois de mon officine ? A quel rythme : six boîtes en une fois ou 6 fois une boîte ? » Pour choisir la capacité de l’appareil la plus adaptée : « combien je souhaite ranger de produits dans celui-ci ? » D’autres facteurs vont guider le choix entre automate et robot : quelles sont dans mon stock, les parts respectives de produits à faible et à forte rotation ? Si la répartition est équilibrée entre ces deux catégories, le robot sera probablement plus indiqué.
Quelques heures d’observation
Olivier Resano livre une série de repères et conseils : « Il faut ranger dans un automate les 1000 premières références les plus rentables qui correspondent au minimum à 85% des boîtes vendues. Il est important de nous communiquer le CA des médicaments prescrits pour nous donner une idée de la taille de la machine dont le pharmacien a besoin. Dans les projets, il est recommandé de prévoir 5% de rangement en plus. A savoir : il est moins compliqué et moins onéreux de rajouter des canaux et des systèmes d’éjection sur un automate que de rajouter des étagères supplémentaires sur un robot. Pour augmenter la capacité de stockage et la vitesse d’éjection d’un robot, il est alors plus judicieux de le combiner avec un automate. »
Le pharmacien doit savoir aussi s’il veut libérer son équipe des tâches de rangement des commandes ; là encore le robot tient la corde. Mais combien de temps met-il pour ranger une commande ? Un robot/rangeur est un investissement justifié en présence de gros volumes quotidiens et pour une autonomie totale de l’appareil. Libérer du temps, c’est essentiel mais encore faut-il le rentabiliser correctement. « Un rangeur est rentable si l’optique est de réduire la masse salariale, par exemple ne pas remplacer un salarié sur le départ, remarque Olivier Resano. Il faut aussi rapporter l’économie générée par rapport au coût de cet investissement. »
Pour se faire sa propre idée sur le temps de chargement et de rangement d’une machine, le pharmacien doit visiter des installations en officine et échanger avec des confrères déjà équipés pour profiter de leur retour d’expérience. « Il faut voir fonctionner un automate ou un robot pendant deux ou trois heures, savoir combien de personnes travaillent autour de la machine, combien de temps elles sont accaparées », conseille Philippe Comte. Il faut tout relever, jusqu’à la moindre anomalie : produits manquants, boîtes abîmées par le bras du robot, boîtes refoulées à l’entrée, au niveau du chargeur du robot en raison d’une impossibilité de lecture du code Datamatrix, etc. Ce travail préparatoire est un préalable indispensable qui se conjugue à la rencontre des prestataires, lors la visite du salon PharmagoraPlus par exemple.